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RECTORÍA

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Representación Oficial

Representación

“Se considera Representación Oficial a la calidad, como tal, que se confiere a la participación de un funcionario o estudiante de la institución, como representante de la Universidad Nacional, en un evento, en territorio nacional o extranjero, considerado como de alto interés institucional, siempre que exista una invitación de:

a. Gobiernos.
b. Instituciones públicas nacionales o de otros países.
c. Organismos internacionales de naturaleza pública o privada.
d. Organismos no gubernamentales nacionales o internacionales.
e. Instituciones de educación superior.
f. Otras de naturaleza similar.

Otras actividades a las que la Universidad Nacional considere de interés institucional para enviar un representante” (Artículo 2, del Reglamento para regular la designación de Representación y la Misión Oficial en la Universidad Nacional).

Misión
“Se entiende por Misión Oficial, la actividad que realiza el funcionario, o en el caso de estudiantes que sean miembros de órganos colegiados de la institución que viajan al exterior para ejercer funciones propias de su cargo o de la labor académica o universitaria que realizan, con el debido aval de la autoridad institucional competente” (Artículo 3, del Reglamento para regular la designación de Representación y la Misión Oficial en la Universidad Nacional).

Requisitos:
Designación de Representación Oficial (Art. 5)

“Para que la instancia competente pueda hacer la designación de Representación Oficial se requiere:
Que la actividad sea de interés institucional del más alto nivel.
Que la actividad se realice en áreas prioritarias de desarrollo académico e institucional.
Que la participación se justifique en:

i) Convenios o acuerdos suscritos con otras instituciones nacionales o extranjeras.
ii) La participación en órganos en los que la Universidad es parte.
iii) Gestiones orientadas o destinadas a establecer, desarrollar y fortalecer programas de vinculación o de cooperación internacional.

Que exista en todos los casos, una relación directa entre el motivo del viaje y el rango, experiencia académica, especialidad profesional o técnica de las personas designadas.

Que existan fondos suficientes en la partida presupuestaria correspondiente a gastos de viaje y transporte fuera del país”. 

Designación de Misión Oficial (Art. 6)

Se aprobará la Misión Oficial a los funcionarios o estudiantes cuando:

a.Exista un marcado interés institucional en que se realice una gestión determinada en el extranjero en un organismo gubernamental o no gubernamental, nacional o internacional.
b.Viajen para ejercer funciones propias de su cargo; o de las labores académicas que realizan.
c.Exista una estrecha relación entre el motivo del viaje y la naturaleza del campo que desempeña el funcionario.
d.Que existan fondos suficientes en la partida presupuestaria correspondiente a gastos de viaje y transporte fuera del país. 

Funcionaria, funcionario, estudiante o delegación debe presentar al superior jerárquico la solicitud de la Representación o Misión Oficial para su respectivo aval.

El superior jerárquico recibe la solicitud y de conformidad con la normativa institucional, define si la solicitud corresponde a una Representación o Misión Oficial y si los mismos se ajustan a los requisitos establecidos.

Asimismo, debe verificar si la solicitud considera el pago de viáticos al exterior; en caso afirmativo, verifica si la unidad posee el contenido presupuestario respectivo, en caso de que existe financiamiento complementario (ayuda de otra institución o bien aporte del funcionario) se declara el monto y los rubros de viáticos que correspondan.

Para la fijación del monto que se debe pagar por concepto de gastos para alimentación, hospedaje, gastos menores o gastos conexos, considerar lo establecido por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.
Posteriormente, se procede a completar el formulario denominado “FORMULARIO PARA REGULAR LA DESIGNACIÓN DE REPRESENTACIÓN Y LA MISIÓN OFICIAL EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL”, el cual debe estar completo y firmado por la/el funcionaria, funcionario, estudiante o delegación, además adjuntar al formulario la carta de invitación cuando corresponda, itinerario del viaje, carta o nota de solicitud respectiva y aval del superior jerárquico.

De conformidad con lo que establece el artículo 7 del Reglamento para regular la designación de Representación y la Misión Oficial en la Universidad Nacional, tomar en cuenta lo siguiente:

   “Toda solicitud para la designación de Representación Oficial o Misión Oficial debe ser remitida a la Rectoría por el superior jerárquico del funcionario o por el Director de la unidad académica, con el aval del Vicerrector de Vida Estudiantil cuando se trate de estudiantes, que deben efectuar el viaje, con al menos diez días hábiles de anticipación, a la fecha prevista para salir del país, salvo casos de urgencia debidamente justificados (el subrayado es propio).

      En la solicitud, el superior jerárquico deberá hacer constar su aval y la recomendación explícita del monto que se solicita aprobar, tomando en cuenta la tabla aludida en el artículo 10 de este reglamento y la eventual cobertura de algunos rubros por parte de la entidad organizadora o de otra fuente.

      La Rectoría resolverá los casos que le corresponden de acuerdo con el artículo 4 de este reglamento; en los demás casos emitirá una recomendación que trasladará al Consejo Universitario”.

Los formularios, solicitudes de vacaciones, liquidaciones de viáticos, contratos, acciones de personal, contratos de dedicación exclusiva, protocolos, solicitudes de la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vinculación Externa, solicitudes de la Oficina de Cooperación Técnica Internacional y otros documentos que requieran la firma del Señor Rector, deben presentarse en la Recepción de la Rectoría con un Memorándum o una nota en el cual se indique el nombre y el número de teléfono de la persona a quién contactar para notificaciones, y se especifique el motivo de la solicitud de firma.

Deben presentarse en sobre cerrado y rotulado con número de oficio visible, y dirigido al señor Rector.